Referat af Fællesrådsmøde den 14. september 2015

Referat af Fællesrådsmøde den 14. september kl. 17.00-19.30
i kulturhuset mødelokale 4 i Stueetagen
Afbud: Bent
Ikke tilstede: Marika, Jens og Hanne
Udtrædelse: Pernille Krogh har valgt at udtræde som borgerrepræsentant
Dagsorden
1. Valg af ordstyrer (evt. vælges en fast ordstyrer?)
Efter forslag fra forretningsmodels-udvalget valgte vi, at Susan Kielstrup er fast ordstyrer.
Der blev henstillet til, at medlemmerne husker at melde afbud.
2. Valg af referent (evt. vælges en fast referent?)
Efter forslag fra forretningsmodels-udvalget valgte vi, at Kulturhusets koordinator er fast ordstyrer.
3. Godkendelse af dagsorden
Godkendt
4. Godkendelse af referat
Godkendt med den rettelse, at Jens Lysdal ved sidste møde ikke havde glemt at melde afbud, men havde sendt skriftlige kommentarer inden mødet og havde meldt afbud.
5. Orientering fra kontaktperson
– Orientering om, at Pernille Krogh har valgt at udtræde af Fællesrådet.
– Det går forrygende med nye aktiviteter hele tiden. Jeannett fremviste eksempel på aktiviteter for september måned
– Har haft en person i aktivering 1 måned, der har indrettet mødelokalerne og huset, så det er blevet mere indbydende
– Pernille Bloch (Egedal Forum) sidder nu fast 1 dag om ugen i huset (torsdage)
– Der mangler stadig service (kopper, tallerkner etc). Der er dog kommet noget. Der kan godt bruges mere
– Godt gang i flygtninge aktiviteter: fællesspisning, foredrag, syværksted m.m
– I perioden fra ca. den 5. november til og med den 17. november er huset beslaglagt til den store innovationsfestival, der skal fylde kommunen. Selve festivallen er fra den 11-14. november. Dagene før og efter er beslaglagt til at klargøring/opsætning og oprydning. Almindelige aktiviteter er i den periode aflyst. Der vil blive sendt aflysninger via bookingsystemet eller blive blokeret for booking i perioden.
– Brandtilsynet kræver opstillingsplaner ved aktiviteter på over 150 personer på store scene.
– Der vil henover efteråret blive lavet en brandplan og faste opstillingsplaner, brugerne kan læne sig op ad. Der vil i den forbindelse også blive sat ansvarspersoner på vedrørende større aktiviteter, der kræver brandtilsyn.
6. Hvordan går det med huset? (brugernes overordnede betragtninger)
Maria har undersøgt retningslinjer for brug af kantinen gennem Fødevarestyrelsen. Vi kan have op til 10 enkeltarrangementer uden, at vi behøver at kontrolleres. Der må ikke være faste tilbagevendende arrangementer, eller holdundervisning uden kontrol.
Der er efterhånden godt gang i projektzonen med streetpilots og Empowr/girltalk.
7. Indkomne forslag til drøftelse
(indkomne forslag skal være i kontaktpersonens mailboks en uge før mødet)
Allerede indkomne 2 forslag er:
a) Oprettelse af en støtteforening til fondssøgning
Susan Kielstrup ønsker at oprette en støtteforening for kulturhuset, hvis mål er at skaffe penge til huset. Der er sat en dato af til stiftende generalforsamling den 7. oktober i kantinen.
Paw forslår, at man kunne lave en sponsorfond ligesom for idrætten. Mona mener, det skal omkring kommunen jurister.
Lone forslår, vi gør begge dele; altså både sponsorfond og støtteforening.
b) Afsnit I – deltagelse fra brugerenes side
(vendt som orientering under pkt. 5)
c) Evt. yderligere indkomne forslag
Ingen yderligere indkomne forslag
8. Beslutningspunkt
• Beslutninger vedrørende drøftelsespunkter
– Beslutning om, at Susan forsøger at sætte en støtteforening i gang,. Indbydelse sendes i Kultur4U, via relevante mailadresser fra Jeannett og Egedalforum.
– Vi bruger denne standard skabelon fremover og alle committer sig til at sende eventuelle forslag til dagsorden.
9. Evt.
– På næste møde skal Fællesrådets forretningsorden revideres samt roller og ansvar.
– Der kom et ønske fra Aftenskolerne på, at vi drøfter hvordan og hvornår vi kan booke sæsonmæssigt, samt hvem der i så fald har første ret.
Næste dato / århjul 2016 for møder i brugerforum og Fællesråd
Brugerforum
– 17. januar 2016 kl. 13-15.00
– 22. maj 2016 kl. 13-15.00
– 25. september 2016 kl. 13-15.00
Fællesråd
– 1. februar 2016 kl. 17.00–19.00
– 6. juni 2016 kl. 17.00–19.00
– 10. oktober 2016 kl. 17.00–19.00

Lokalnyt

Nyt fra kalenderguiden

Nyt fra Turguiden

Nyt fra Virksomhedsguiden

Nyt fra Madguiden

Nyt fra Shoppingguiden

Nyt fra Fritidsguiden