Referat Fællesrådsmøde d. 1. februar 2016

Referat af Fællesrådsmøde den 1. februar kl. 17.00-19.00
i Stenløse Kulturhus mødelokale 4 i Stueetagen
Afbud: Paw, Ib, René
Ikke tilstede: Marika, Jens
Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt.
2. Godkendelse af referat
Godkendt.
3. Opsamling fra møde i brugerforum den 17. januar 2016
Henriette gav en kort orientering fra mødet i Brugerforum, da referat fra mødet var udsendt til Fællesrådet.
Bent fortalte, at han havde sendt billeder til Willy Eliasen af et opryddet og pænt rum med genbrugstøj, som borgmesteren havde udtrykt bekymring omkring. Lone fortalte, at man kun har åbent ind til genbrugstøjet to gange om ugen, så man kan nå at sortere det. Det er til glæde for både dem, der modtager og dem som afleverer.
Man kan tilmelde sig den nystiftede støtteforening til kulturhuset via mail til Susan Kielstrup: bjasus@oncable.dk
4. Orientering fra koordinator
Henriette er den nye kontaktperson/koordinator og vil indtil videre være i huset onsdage kl. 8-15.15 og torsdage kl. 8-18.15. Ole Andersen er tilknyttet huset og vil indtil videre være i huset om torsdagen.
Der er blevet revet vægge ned i musikzonen, kunstzonen, syrummet og billardrummet, samt rum med genbrugstøj. Når håndværkerne er færdige vil der blive gjort hovedrent.
PIR bevægelsessensorer vil efterfølgende blive opsat.
Der kommer en ny bordplade i det lille tekøkken.
Kælderen er ved at blive ryddet op – service og bestik er sat i jalousiskabe, som er sat ind i kantinen. Noget af det kommer op i det lille tekøkken.
Da vi har haft lidt udfordringer med nogle unge mennesker i huset har koordinator indledt en dialog med vores SSP-konsulent omkring ungegruppen.
I løbet af foråret 2016 skal der laves en evaluering om hvordan det første år i huset er gået. Udviklingsenheden er tilknyttet og alle brugere vil blive involveret i den proces.
Der er fokus på om vinduer er lukkede og markiser rullet op når huset forlades. Vær opmærksom på det.
5. Hvordan går det med huset? (brugernes overordnede betragtninger)
Musikskolen synes generelt, at det er et dejligt hus at være i og de har ca. 250 børn og unge igennem hver uge. Der er nogle udfordringer med lyden. Man har opsat lyddæmpere i musiklokale 5 – men lyden vandrer fra lokale til lokale. Derudover har musikskolen investeret i nye instrumenter. Der er en fornemmelse af at der ikke sker så meget i huset og musikskolen vil derfor gerne lave aktiviteter på tværs. Det prioriteres at lave gratis aktiviteter og vil gerne skrive og udbrede det til vores flygtninge. De ansatte er glade for at være i huset. Musikskolen vil gerne formidle mere via Egedal Forum og prioriterer det man aktivt kan deltage i.
Biblioteket skal lave et integrationsarrangement med musik, folkedansere samt noget for børn og vil meget gerne have musikskolen ind over.
Bent efterlyste et samarbejde med musikskolen omkring udlån af instrumenter i musiklokaler. Bent kender en ung flygtning, der nemlig gerne vil lære at spille på violin.
Maria vil gerne hjælpe med at starte en facebookside for kulturhuset op og vedligeholde den. Maria hiver fat i Pernille omkring facebook.
Der er midlertidigt opsat en infostander ved indgang indtil vi får nogle infoskærme, der vil blive sat op til vores helt nyindkøbte bookingsystem.
6. Revision af forretningsorden
Der var enkelte administrative rettelser, som blev godkendt.
7. Indkomne forslag til drøftelse
(indkomne forslag skal være i kontaktpersonens mailboks en uge før mødet)
Allerede indkomne 2 forslag er:
a) Sikkerhed i huset
Hanne har oplevet at deres skab i mødelokale 4 er blevet brudt op og nogle ting stjålet mellem jul og nytår.
UngEgedal har oplevet at unge har drukket og røget i det lokale, hvor ”girltalk” foregår samt i det tilstødende lokale. Der er lavet tags og tegning på væg.
Kulturhuset har været åbent siden marts sidste år og det er få ting, der er sket. Mona prøver at få en halv stilling til huset og vi skal finde ud af, hvordan vi fordeler timerne – evt, i ydre timer. Tænk over det og skriv til Mona eller Henriette. Vi skal overveje om der skal laves et ”ordensreglement” – hvordan bruger vi huset på en god måde.
Hanne: det kunne være rart med en gruppe frivillige, der værnede om huset – samme princip som i HEP-huset.
Biblioteket havde en snak med en frivillig om at rydde op i huset, men han dukkede desværre aldrig op.
Egedal Forum er ved at lave en frivilligafdeling og her vil man kunne lave opslag og søge efter frivillige. Vi kan tænke over det.
Mikkel påpegede at det er vigtigt at vi er skarpe på, hvad de frivillige kan få ud af det.
Lone er sammen med en kollega koblet på et lille projekt angående frivillige. Syntes det kunne være en oplagt ”case” at tage Kulturhusets ønske om frivillige med i projektet.
Eyvind pointerede, at der kunne laves et stort korps, så det ikke blev for sårbart.
Pernille – det kunne være en del af et team man søgte.
Susan påpegede, at støtteforeningens medlemmer på sigt kunne være gruppen, der værnede om kulturhuset.
b) Lokaler – booking – enkelt/sæson samt afbooking
Hanne har oplevet, at lokaler er booket og ikke bliver brugt. I dette tilfælde musikskolen. Hvis Hanne oplever noget lignende igen – kontakt da musikskolen så det kan blive undersøgt.
Såfremt man ikke benytter et lokale, som man har booket skal man huske at afbooke. Så har andre en chance for at benytte lokalet.
Man kan ikke sæsonbooke Store Scene.
Susan indkalder aftenskolerne, Musikskolen og UngEgedal til møde omkring sæsonbooking.
c) Egedal Musikskole – fællesfag og caféaftener (skulle have været påført dagsorden)
Musikskolen vil fra den 1. september introducere en ny type undervisning – fællesfag – forskellige måder at undervise musik på tværs af generationer og organisationer. Musikskolen melder ud og vil gerne have andre til at spille ind med ideer til, hvad man kunne lave. Musikskolen har samarbejde med Egedal Centerforening omkring Egedal Festival den 11. juni fra kl. 11-14. Musikskolen skal have møde med centerlederen og vil høre om andre kunne tænke sig at være med evt. i kulturhusøjemed og kan være med i planlægningen. Hvis der er nogle, der har ideer så kontakt Mikkel. Musiksolen har en del gamle instrumenter, som de gerne vil sælge billig på en Basar. Her kunne man lade indtægterne gå til udviklingen af kulturhuset.
Susan kom med ideen om at evt. at få flygtningekvinder ind.
Maria kom med ideen om et kæmpe loppemarked.
Pernille: Man kunne søge frivillige til Basar på Egedal Forum.
Susan er tovholder på basar og Mikkel finder dato.
Musikskolen vil gerne lave nogle caféaftener i et samarbejde på tværs. Der arrangeres i fælleskab for flygtninge, unge og alle andre. Maria påpegede at skal man have de unge med skal de involveres i processen. Mikkel vil gerne have bud på datoer.
Musikskolen har støtteforeninger man kan benytte ved arrangementer.
• Evt. yderligere indkomne forslag
Ingen yderligere indkomne forslag.
8. Beslutningspunkt
• Beslutninger vedrørende drøftelsespunkter
9. Evt.
Der er et ønske om at gøre gangene i kulturhuset mere hyggelige evt. med sofaer, stole, fatboy-sækkestole etc. Henriette tager kontakt til Lars Seneberg. Ideen omkring opstilling af automat kom på bordet. Mona påpegede, at vi i kommunen har en sundhedspolitik. Henriette undersøger.
Tovholdere på de nye tiltag, der blev diskuteret:
• Frivilligkorps (Lone)
• Basar (Susan)
• Egedal Festival 11. juni 2016 (Mikkel)
• Sikkerhed i Huset (Mona, Henriette og Susan)
• Facebook – kulturhus (Maria)
• Loppemarked (Maria, Lone, Bent)
• Café-aftener (Mikkel, Marika)